onOffice Software

automatischer Exposéversand

Das Zusatzmodul "automatischer Exposéversand" sucht automatisch in Ihrem Bestand nach Objekten, die zu dem Suchprofil Ihrer Interessenten passen und verschickt diese Objekte automatisiert an die von Ihnen ausgewählten Interessenten.
Einmal täglich wird für die ausgewählten Adressen der Objektbestand durchsucht und die passenden Immobilien an den Interessenten per E-Mail verschickt. Es wird pro Tag nur eine E-Mail verschickt. Diese enthält max 5 Objekte wenn ein Exposé mitgeschickt wird und max 10 Objekte wenn kein Exposé verschickt wird. Weitere werden dann am nächsten Tag verschickt. Sie können individuell festlegen, welche Objekte für den automatischen Versand infrage kommen.

Ist bei einem Objekt ein Versand nicht möglich, wird darüber eine E-Mail an die Adresse des technischen Ansprechpartners gesendet.

Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem automatischen Exposéversand um ein kostenpflichtiges Zusatzmodul handelt. Bitte kontaktieren Sie dazu Ihren vertrieblichen Ansprechpartner.

Voraussetzungen / Konfiguration

zurück zur Auswahl

In Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter "Allgemein" >> Kategorie "Automaticher Exposéversand" werden die grundlegenden Einstellungen vorgenommen.

Damit E-Mails an die Interessenten verschickt werden können, müssen einige Einstellungen vorgenommen werden. In den Suchprofilen müssen 'Umkreis' oder 'Regionaler Zusatz' als KO-Kriterium gesetzt sein. Bei den infrage kommenden Adressen und Immobilien müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt sein und die Adresse / Immobilie muss für den Automatischen Exposéversand freigegeben sein.

Mit den Feldern in den Grundeinstellungen können Sie den Automatischen Exposéversand konfigurieren.

Über den Einstellungen finden Sie 2 Sätze.
1. Achtung! Regionaler Zusatz oder Umkreis müssen aktiviert und als KO Kriterium in den Suchkriterien markiert sein.
2. Beachten Sie, dass der Widerrufslink nur bei einer Auswahl von einem Angebot pro E-Mail benutzt werden kann.

Sind die Bedingungen aus dem ersten Satz erfüllt verschwindet dieser.

Aktiviert

Hier können Sie den Versand aktivieren oder deaktivieren.

Uhrzeit für den Versand

Zeitpunkt für den Versand der E-Mails. Die eingegebene Zeit ist der früheste Zeitpunkt, je nach Auslastung der Server kann es auch einige Minuten später sein.

Exposé Format

Hier können Sie auswählen ob und welches Exposé für die Immobile mitgeschickt werden soll. Beim Versand mit Exposé werden pro Mail max 5 Objekte versendet, ohne Exposé max 10 Objekte.

Mailvorlage

Hier können Sie die E-Mailvorlage für den Versand vorgeben. Zur Auswahl stehen alle E-Mailvorlagen , beim Start ist die Mustervorlage Automatischer Exposéversand ausgewählt.

Versende Mailadresse

Die hier eingestellte Adresse wird als Absenderadresse eingetragen. Sie können aus den Postfächern wählen, oder die E-Mailadresse des Betreuers des Adressdatensatzes oder die E-Mailadresse der Bürogruppe angeben.

Bitte beachten Sie, es können nur E-Mailadressen genutzt werden, die auch bei onOffice als Postfach angelegt sind.

BCC Mailadresse

Hier kann eine eigene Mailadresse angegeben werden, an die immer eine Kopie der verschickten AutoExposé Mails geht. Dort kann man einfach sehen welche E-Mails über Nacht verschickt wurden.

Trefferprozentzahl

Hier geben Sie an, wie genau die Objekte auf die Suchkriterien passen müssen, damit der Interessent eine E-Mail erhält.

Vorlauf in Tagen

Sie können hier eingeben, wie viele Tage der Immobiliendatensatz angelegt sein soll, bevor er für den automatischen Exposéversand verfügbar ist. So können Sie VIP Kunden das Objekt anbieten bevor es für alle verfügbar ist.


Adressen / Immobilien aktivieren

zurück zur Auswahl

Adressen

Sie möchten für eine bestimmte Adresse den automatischen Exposéversand durchführen lassen? Dann aktivieren Sie die Funktion bitte im Adressdatensatz im Reiter Grunddaten und prüfen ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Nicht ausgefüllte Pflichtfelder werden Rot beschriftet. Des Weitern muss der Adresse ein Betreuer zugewiesen sein, welcher mit dem der Immobilie übereinstimmt, und es muss mindestens ein Suchkriterium hinterlegt sein, in welchem der Regionale Zusatz oder eine Umkreis-Suche als KO-Kriterium angegeben ist. Zum setzen dieser KO-Kriterien gehen Sie über Extras >> Einstellungen >> Administration >> Tab Suchkriterien zu den gesuchten Feld-Inhalt und setzen diesen, sollte er nicht aktiviert sein, auf Aktiv und zusätzlich die Checkbox in der Spalte KO.

Sie können über die Massenaktualisierung die Checkbox "automatischer Exposéversand" auch für mehrere Adressen aktivieren. Eine Aktivierung durch den Benutzer ist über die Adressvervollständigung möglich.

Immobilien

Es werden nur die Immobilien, die Sie aktiviert haben beim automatischen Versand berücksichtigt. Bitte aktivieren Sie dazu die Option Automatischer Exposéversand im Reiter Grunddaten der Immobilie. Setzen sie auch wie in der Adresse einen Betreuer fest, dieser muss gleich mit dem der Adresse sein.

Sie können über die Massenaktualisierung den automatischen Exposéversand auch für mehrere Immobilien aktivieren.

Automatischen Exposéversand automatisch aktivieren

Sie können den automatischen Exposéversand auch immer aktivieren lassen beim Neuanlegen von Immobilien oder Adressen. Das kann für jeden Benutzer individuell gestaltet werden.
In Extras >> Einstellungen >> Benutzer >> Benutzername >> Einstellungen wird die entsprechende Einstellung gesetzt.

Maklerbuch und Aktivitäten Einträge

zurück zur Auswahl

Die verschickten E-Mails werden ganz normal in den Maklerbüchern bzw. Aktivitäten vermerkt. Zusätzlich werden die Merkmale "Exposéversand" & "Autoexposeversand" gesetzt.